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日本初※ “主観付き”業務報告書で特許出願!デジタルコミュニケーションで抜け落ちる情報を補完し、リモートワークに「生産性を高める雑談」を!

ニュースリリース 2020/07/27

※レッドフォックス株式会社調べ 2020年7月現在
スマホ型働き方改革アプリ「cyzen(サイゼン)」を展開するレッドフォックス(本社:東京都千代田区)は、この度新機能として「業務報告書に主観レベルをつけられる」特許を申請しました。​この新機能は、一人一人の「主観」=本人の「認識、視点、意見」を見える化することで、部下と上司、メンバー間のより精緻で生産的なコミュニケーションを創出します。

従来のデジタル報告書では、デジタルであるが故に対面でのコミュニケーションと比して様々な情報が欠落していました。コロナ禍のリモートワーク推進でますます失われるとみられる”生産性を高める雑談”や”相手の状態を読み取る”というコミュニケーションの土台を「主観付き報告」で補填し、機会損失の回避、チームや組織全体の成功を後押しする価値を産み出します。

【特許の特徴】

・出退勤報告書や業務報告書等に「報告に対する主観情報」をユーザの手間を増やさずに埋め込める
・送信は1日複数回が基本。週間、月間でなく、日々の活動一つ一つの報告についての主観を逐一付与し、細かく情報を取得できることをねらう。

【報告書に主観をつけるメリット】

例)業務報告書の場合:報告書一つ一つの情報精度が上がり、機会損失を回避。

例)出退勤報告書の場合:社員のモチベーションの状態をレベル分けできる
・普段、自己評価が高めの人物が「悪い」をつける→深刻な悩みやトラブルがあったのでは?!と、周りが気づける

【特許申請の背景】

レッドフォックスが展開している働き方改革アプリ「cyzen」は、スマホ1台で勤怠管理からスケジュール管理、チャット、業務報告、自動訪問履歴、KPIの見える化等までをまとめて簡単に行えるシステムが特徴で、多くの営業パーソン、メンテナンススタッフ等のフィールドワーカーの皆様にご愛用頂いています。未だ終息が見えないコロナ禍で、こうしたデジタルでのやり取りは今後も社会全体で増えていくと考えられます。

ただ一方で、デジタル化が進めば進むほど、社員同士の顔を合わせたリアルなコミュニケーションの機会が失われているのも事実です。クリエイティブなオフィスではそもそも、雑談やワイガヤといった、クリエイティブな対話が無意識で産まれるよう、様々な場所に黒板があったり、テーブルがあったりと工夫して設計されています。

しかし、リモートワーク下ではリアルな接触が無いため、「リモートワークで孤立を感じた」「周りの動きが見えない」「同僚とつながりを感じない」など、組織内での悩みも明るみになっています。


※参照 https://saleszine.jp/news/detail/1561

【コミュニケーション不足によって起こりうる問題】

それでは、コミュニケーションが不足すると何が問題になるのでしょうか。
ビジネスの世界では、一般的に”コミュニケーションのスピードがあがると事業スピードも上がる”と言われるほど早い反応や対応を求められ、「スピード経営」や「リアルタイム経営」という言葉があるほど、逆にスピードが遅くなることで生産性に課題が出てきます。

雑談が生産性を高めてくれるという研究もあります。(※1)
雑談から発想が生まれ、気づきが生まれ、 結果、気づいていなかった機会損失を回避でき、生産性が高まるのです。

前述した通り、リモートワーク・テレワークでは雑談が生まれ辛いと言えます。
結果、気づかぬまま機会損失したり、決められた業務だけをこなすようになったりと、生産性を下げることにつながります。コミュニケーション不足=最終的に生産性が低下する ということになるのです。

【コミュニケーション不足をどう解決するか?】
レッドフォックス では、何か普段と違う「違和感」がコミュニケーションのきっかけの一つとなっているのでは
ないかと考えています。

「今日元気なさそうじゃん、何かあったの?」
「作ってくれた資料みたよ、すごく良くできてるね」

リモートワークで「違和感」を認識するのは、中々難しいことです(リアルと比較して感じられる情報が少ないため)。一般的に違和感を創出するのは、実は不要かもしれない情報であることが多くあります。「今日は顔色が悪い」「服装がどうだ」「雨が降っている」など、一見、業務には関係ない情報ばかりです。

しかしリモートワークでは、そのような「実は不要かもしれない」情報をあえて誰かに伝えたりはしません。そういった余計なやりとり、コミュニケーションは「サボり」として認識されてしまいかねないため、避けられてしまうことも多いのが実際のところです。

【違和感を創出し、組織の生産性を高める主観付報告機能】

「主観付報告機能」は、そのような雑談・コミュニケーションのきっかけをとなる違和感を、手間なく生み出す機能です。報告の送信時に、「主観」という「実はいらないかもしれないが、雑談のきっかけになり得る」情報を手間無く付与することができます。

主観が付与されることによって、「違和感」が創出されます。
いつも「非常に良い」報告をあげている人が、ある日「非常に悪い」報告を上げてきたら?
逆に普段ネガティブな発言ばかりしている人が、ある日「非常に良い」報告を上げてきたら?
受注報告なのに「非常に悪い」報告をしている。失注報告なのに「非常に良い」報告をしている。

実際に、弊社での主観付き報告機能の実験期間では、「何があったんだろう?」「どうしたんだろう?」という違和感が生み出され、そこから雑談が生まれました。
今回の特許は、一人一人の「主観」を見える化することで、雑談・コミュニケーションのきっかけを作り、コミュニケーションを通して期間損失を回避することに繋げ、最終的にチームや組織の生産性を高めることを狙った機能に対しての特許となります。

【レッドフォックス株式会社代表取締役CEO 別所 宏恭より】

「対面での報告であれば、視線、声のトーン、大きさ、身振り手振りが見られるので、なんとなく本人の違和感に気づけると思うのですが、テキストベースだとそうも行きません。レッドフォックス社内でも3ヶ月ほどこの「主観つき報告書」をテストしましたが、様々な面白い発見がありました。数々の発見の中で特にコロナ禍では従来のデジタルコミュニケーションでは「主観」つまり本人の「認識、視点、意見」の共有が欠落していることでの「機会損失」を痛感しました。同じデジタル報告書でも、これからの新しいやりとりは「主観」がつくことで社員同士のコミュニケーションが活性化され、かつチーム力アップに繋がると信じています。」

※1 ダイヤモンドオンライン https://diamond.jp/articles/-/78787

特許の名称:端末装置、送信方法およびコンピュータプログラム
出願番号:特願2020-117093
特許出願日:2020年7月7日

【会社概要】
名称:レッドフォックス株式会社
所在地:東京都千代田区丸の内三丁目2番3号丸の内二重橋ビル21F

【問い合わせ先】レッドフォックス 広報担当 眞田(さなだ)
メール:j-ana@koho.pro

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